경리의 첫걸음

임직원의 지방출장비용의 세무처리(여비교통비, 자가운전보조금)

임직원이 업무와 관련되어 해외출장이나 지방출장을 가서 지출하는 버스요금ㆍ택시요금ㆍ기차요금ㆍ항공료 등의 교통비와 출장지에서의 식대ㆍ숙박비 등은 여비교통비 계정에 반영하여 법인이 비용으로 처리함이 일반적이다.

하지만 출장관련 비용을 여비교통비가 아닌 출장업무를 수행한 해당 임직원의 실비변상적 급여에 포함시켜 비과세 소득으로 처리하기도 하는데, 각각의 세무회계처리 방법에 대해 간략히 살펴보기로 한다.

출장관련 비용을 여비교통비로 반영하여 법인의 비용으로 처리함

법인이 업무와 관련하여 지출하는 비용 중 3만원을 초과하는 금액은 계산서ㆍ세금계산서ㆍ신용카드전표ㆍ현금영수증 등의 법정증빙서류를 수취하여야 하므로, 회사의 임직원에게 지급되는 출장비를 '여비교통비'라는 계정에 반영하여 법인의 비용으로 처리하려면 반드시 세법에서 규정하고 있는 법정증빙영수증을 수취하여야 한다.

물론 법정증빙영수증을 수취하지 못했어도 법인의 비용으로 처리할 수는 있지만 지출증빙불비가산세를 부담하게 되므로 회사의 입장에서는 불필요한 불이익을 받게 된다.

따라서 출장기간 동안 교통비ㆍ숙박비ㆍ식대 등에 지출하는 금액에 대해서는 법정증빙영수증을 수취하는 것이 정상적인 법인의 비용으로 반영하면서 불이익도 없애는 방법이다.

법인이 임직원에게 지급하는 여비는 당해 법인의 업무수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분의 금액에 한하여 사용처별로 거래증빙과 객관적인 자료를 첨부하여야만 손금산입 가능하며, 증빙서류의 첨부가 불가능한 경우는 사회통념상 부득이하다고 인정되는 범위 내의 금액과 내부통제기능을 감안하여 인정할 수 있는 범위 내의 지급은 손비로 인정되는 것이나, 이에 해당하는지의 여부는 합리적인 기준에 의거 회사의 규모, 출장목적, 업무수행 여부 및 정도에 따라 사실판단할 사항임.[법인46012-3088, 1996.11.6]

출장비를 실비변상적인 급여로 처리해도 됨

출장비를 법인의 '여비교통비'로 처리하는 방법 이외에도 해당 임직원의 실비변상적 급여로 처리하는 방법도 있다.

소득세법 시행령 제12조제3호는 사내의 여비지급규정에 따라 지급하는 실비변상정도의 출장비는 비과세 소득에 해당한다고 규정하고 있는데, 이 규정에 따라 임직원에게 지급하는 출장비를 해당 임직원의 비과세 소득에 반영하여 처리하면 되는 것이다.

물론 임직원에게 지급한 출장비 전액에 대해 비과세가 적용되는 것은 아니며, 출장지ㆍ출장기간 등을 감안하여 사내의 여비지급규정에 의해 실제 소요되는 비용을 충당할 정도의 범위내에서만 비과세가 인정되며, 이를 초과하는 과다한 출장비는 해당 임직원의 근로소득으로 반영하여야 한다.

법 제12조제4호 아목에서 "대통령령이 정하는 실비변상적인 성질의 급여"라 함은 다음 각 호의 것을 말한다.

3. 일직료ㆍ숙직료 또는 여비로서 실비변상정도의 금액(종업원의 소유차량을 종업원이 직접 운전하여 사용자의 업무수행에 이용하고 시내출장 등에 소요된 실제여비를 받는 대신에 그 소요경비를 당해 사업체의 규칙 등에 의하여 정하여진 지급기준에 따라 받는 금액 중 월 20만원이내의 금액을 포함한다)[소득세법 시행령 제12조 (실비변상적 급여의 범위)]

회사의 여비지급규정에 따라 지급받는 출장비는 출장목적ㆍ출장지ㆍ출장기간 등을 감안하여 실지 소요되는 비용을 충당할 정도의 범위 내에서는「소득세법 시행령」제12조 제3호 규정의 실비변상적인 성질의 급여에 해당되는 것임[법인46013-2370, 1998.8.22]

또한 비과세 대상인 자가운전보조금 20만원을 매월 지급받고 있는 경우라도 시외출장에 따른 출장비를 별도로 지급받는 경우에도 해당 출장비가 실제 소요된 비용을 충당하는 정도의 금액이라면 역시 비과세가 적용된다.

비과세대상 자가운전보조금을 지급받고 있는 종업원이 본인이 소유하고 있는 차량을 이용하여 시외출장에 사용하거나 시외출장에 대중교통을 이용하고 동 출장에 실제 소요된 유류비ㆍ통행료 등과 교통비를 사용주로부터 지급받는 금액 중 실비변상정도의 금액은 소득세법 시행령 제12조제3호의 규정에 의하여 비과세하는 것임.[서일-1016, 2005.08.29]

<손원준의 저서 중에서>